Politică de confidențialitate

Ultima actualizare: 29 iulie 2026

1. Cine administrează site-ul

Site-ul smartprof.ro, denumit în continuare „Site-ul”, este administrat de:

SC BRUART PROCONCEPT SRL
Sediul social: Sinaia, Fdt. Padina. nr2
Cod unic de înregistrare: 44012392
Nr. de ordine în Registrul Comerțului: J2021000859292
E-mail: contact@smartprof.ro

SC BRUART PROCONCEPT SRL este operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul Site-ului.

Prezenta Politică explică ce date colectăm, în ce scop le utilizăm, care sunt temeiurile legale, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră.

2. Cui i se aplică această Politică

Politica se aplică persoanelor care:

vizitează smartprof.ro;
creează un cont de client;
plasează o comandă;
cumpără sau descarcă produse digitale;
solicită emiterea unei facturi;
utilizează formularul de contact;
comunică cu noi prin e-mail;
se abonează la comunicări comerciale, dacă această opțiune va fi disponibilă;
utilizează orice altă funcționalitate a Site-ului.

3. Ce date cu caracter personal prelucrăm

3.1. Date furnizate la plasarea unei comenzi

În funcție de tipul clientului și de datele completate, putem prelucra:

numele și prenumele;
adresa de e-mail;
numărul de telefon;
adresa de facturare;
localitatea, județul și codul poștal;
țara;
denumirea firmei sau instituției;
codul unic de înregistrare/CUI;
numărul de ordine în Registrul Comerțului, dacă este furnizat;
alte informații necesare facturării;
produsele comandate;
valoarea și data comenzii;
metoda și starea plății;
numărul comenzii;
istoricul comenzilor și al descărcărilor;
eventualele observații introduse în comandă.

Vă rugăm să nu introduceți în câmpurile de comandă informații care nu sunt necesare, inclusiv date sensibile sau date personale ale elevilor ori ale altor minori.

3.2. Date privind contul de client

Dacă vă creați un cont pe Site, putem prelucra:

numele de utilizator;
adresa de e-mail;
parola în formă criptată;
datele de facturare;
istoricul comenzilor;
istoricul descărcărilor;
data creării și utilizării contului;
adresa IP și informații tehnice asociate autentificărilor.

Nu avem acces la parola dumneavoastră în formă lizibilă.

3.3. Date privind plata

Plata produselor se efectuează exclusiv online, prin intermediul Netopia Payments.

Datele complete ale cardului, precum numărul cardului, data expirării și codul CVV/CVC, sunt introduse și prelucrate în infrastructura securizată a procesatorului de plăți și a instituțiilor bancare implicate.

SC BRUART PROCONCEPT SRL nu primește și nu stochează datele complete ale cardului bancar.

Putem primi de la procesatorul de plăți informații precum:

confirmarea sau refuzul plății;
valoarea tranzacției;
moneda;
identificatorul tranzacției;
data și ora plății;
informații necesare reconcilierii plății cu o comandă;
informații privind anularea sau rambursarea unei tranzacții.

Netopia poate prelucra date în calitate de operator sau persoană împuternicită, în funcție de operațiunea efectuată.

3.4. Date pentru facturare

Pentru emiterea și transmiterea facturilor putem prelucra:

numele și prenumele;
denumirea societății sau instituției;
adresa de facturare;
CUI/CIF;
adresa de e-mail;
produsele achiziționate;
valoarea comenzii;
modalitatea de plată;
informațiile obligatorii potrivit legislației fiscale.

Facturile sunt generate prin serviciul SmartBill.

Datele înscrise pe facturi pot fi transmise către autoritățile fiscale, inclusiv prin sistemul național RO e-Factura, atunci când legislația impune această obligație.

3.5. Date transmise prin formularul de contact

Atunci când utilizați formularul de contact, putem colecta:

numele;
adresa de e-mail;
subiectul mesajului;
conținutul mesajului;
data și ora transmiterii;
adresa IP;
informații tehnice și de securitate asociate trimiterii formularului.

Vă rugăm să nu transmiteți prin formular informații sensibile, parole, date bancare, copii ale actelor de identitate sau date personale ale elevilor, dacă acestea nu sunt strict necesare soluționării cererii.

3.6. Date tehnice și de utilizare

Atunci când accesați Site-ul, serverele și sistemele de securitate pot colecta automat:

adresa IP;
tipul și versiunea browserului;
tipul dispozitivului;
sistemul de operare;
data și ora accesării;
paginile accesate;
adresa paginii de referință;
erori tehnice;
jurnale de securitate;
identificatori de sesiune;
informații despre tentativele de autentificare sau utilizare abuzivă.

Aceste date sunt folosite pentru funcționarea Site-ului, diagnosticarea problemelor, prevenirea fraudelor și protejarea sistemelor informatice.

4. Din ce surse obținem datele

Colectăm date:

direct de la dumneavoastră, atunci când completați un formular, creați un cont sau plasați o comandă;
automat, atunci când utilizați Site-ul;
de la Netopia Payments, pentru confirmarea și administrarea plăților;
de la furnizorii tehnici implicați în funcționarea Site-ului;
din corespondența purtată cu dumneavoastră;
din surse publice, numai atunci când este necesar pentru verificarea datelor unei societăți sau instituții.

5. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

5.1. Procesarea comenzilor și furnizarea produselor

Prelucrăm datele pentru:

înregistrarea comenzii;
confirmarea plății;
furnizarea linkului de descărcare;
administrarea contului;
asigurarea accesului la produsele cumpărate;
gestionarea anulărilor sau rambursărilor;
acordarea asistenței privind o comandă.

Temeiul legal este executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea contractului.

5.2. Emiterea facturilor și îndeplinirea obligațiilor legale

Prelucrăm datele pentru:

emiterea facturilor;
evidența contabilă;
raportările fiscale;
transmiterea facturilor prin RO e-Factura, atunci când este obligatorie;
păstrarea documentelor financiar-contabile;
răspunsul la solicitările autorităților.

Temeiul legal este îndeplinirea obligațiilor legale ale societății.

5.3. Comunicarea cu dumneavoastră

Prelucrăm datele pentru:

a răspunde mesajelor și solicitărilor;
a transmite confirmări privind mesajele primite;
a oferi asistență tehnică;
a soluționa reclamații;
a comunica informații importante privind comenzile.

Temeiul poate fi executarea contractului, efectuarea demersurilor solicitate de dumneavoastră sau interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor și de a asigura relația cu clienții.

5.4. Securitatea Site-ului și prevenirea fraudelor

Putem utiliza date tehnice pentru:

prevenirea accesului neautorizat;
detectarea roboților și a mesajelor spam;
protejarea formularelor;
identificarea tentativelor de fraudă;
protejarea conturilor utilizatorilor;
investigarea incidentelor de securitate;
realizarea copiilor de siguranță;
apărarea drepturilor și intereselor societății.

Temeiul legal este interesul legitim de a menține Site-ul și serviciile în condiții de siguranță.

5.5. Comunicări comerciale

În cazul în care va exista posibilitatea abonării la newsletter, mesajele comerciale vor fi trimise pe baza consimțământului exprimat separat.

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, prin linkul de dezabonare sau printr-un mesaj la contact@smartprof.ro.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate înainte de retragere.

Nu condiționăm cumpărarea produselor de acceptarea comunicărilor comerciale.

6. Caracterul obligatoriu sau opțional al datelor

Datele marcate drept obligatorii în formularul de comandă sunt necesare pentru procesarea plății, furnizarea produsului și emiterea facturii.

Dacă nu furnizați datele necesare, este posibil să nu putem:

înregistra comanda;
confirma plata;
emite factura;
transmite linkul de descărcare;
răspunde unei solicitări;
crea sau administra contul de client.

Furnizarea datelor pentru newsletter sau alte comunicări promoționale este opțională.

7. Cui putem transmite datele

În limita necesară îndeplinirii scopurilor descrise, datele pot fi transmise către:

Netopia Payments

Pentru procesarea, confirmarea, anularea sau rambursarea plăților cu cardul.

SmartBill

Pentru generarea, transmiterea, evidența și, după caz, raportarea facturilor.

SmartBill are propria politică privind prelucrarea datelor personale.

ROMARG și furnizorii de găzduire

Pentru găzduirea Site-ului, a bazei de date, a adreselor de e-mail, realizarea copiilor de siguranță și asigurarea funcționării infrastructurii tehnice.

Cloudflare

Pentru protejarea formularului de contact împotriva roboților și mesajelor spam prin serviciul Cloudflare Turnstile.

Furnizorii de servicii IT

Persoanele sau societățile care asigură mentenanța, securitatea, actualizarea, diagnosticarea sau dezvoltarea Site-ului pot avea acces limitat la date, numai în măsura necesară prestării serviciilor.

Contabilitate și consultanți

Datele relevante pot fi transmise contabilului, auditorilor, consultanților juridici sau fiscali, atunci când este necesar.

Autorități publice

Datele pot fi comunicate către ANAF, instanțe, organe de cercetare, autorități pentru protecția consumatorilor, autoritatea pentru protecția datelor sau alte instituții, atunci când există o obligație legală ori o solicitare legală.

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră personale unor terțe persoane.

8. Cloudflare Turnstile

Formularul de contact este protejat prin serviciul Cloudflare Turnstile, utilizat pentru a diferenția interacțiunile legitime de tentativele automate și mesajele spam.

În cadrul verificării, Cloudflare poate prelucra semnale tehnice privind browserul, dispozitivul, mediul de utilizare, adresa IP și modul de interacțiune cu formularul. În browser este generat un token care este transmis către Cloudflare pentru validare.

Cloudflare precizează că Turnstile rulează verificări tehnice în browser și validează ulterior tokenul pe server.

Temeiul utilizării Turnstile este interesul nostru legitim de a proteja Site-ul, formularul de contact și infrastructura împotriva spamului, fraudelor și utilizării abuzive.

Cloudflare poate prelucra anumite date și în calitate de operator independent, potrivit propriei informări privind Turnstile.

9. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori de servicii pot utiliza infrastructură sau societăți afiliate situate în afara Spațiului Economic European.

Atunci când un astfel de transfer are loc, acesta trebuie realizat pe baza unui mecanism permis de GDPR, cum ar fi:

o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;
clauze contractuale standard;
reguli corporatiste obligatorii;
alte garanții recunoscute de legislația aplicabilă.

În măsura în care este posibil, selectăm furnizori care oferă garanții contractuale și tehnice pentru protejarea datelor.

10. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

Comenzi și facturi

Datele privind comenzile, plățile și facturile sunt păstrate pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă și, după caz, pe durata necesară soluționării controalelor sau litigiilor.

Conturile clienților

Datele contului sunt păstrate cât timp contul este activ.

Un cont neutilizat poate fi șters sau anonimizat după expirarea obligațiilor legale și a termenelor necesare pentru apărarea drepturilor contractuale.

Ștergerea contului nu determină automat ștergerea facturilor sau a informațiilor pe care avem obligația legală să le păstrăm.

Mesajele de contact

Mesajele obișnuite transmise prin formular sau prin e-mail pot fi păstrate până la 12 luni de la soluționarea solicitării.

Dacă mesajul privește o comandă, o reclamație, un litigiu sau o obligație legală, acesta poate fi păstrat pentru o perioadă mai lungă, în funcție de natura situației.

Datele tehnice și jurnalele de securitate

Jurnalele tehnice și de securitate sunt păstrate pentru perioada necesară identificării incidentelor, prevenirii atacurilor și diagnosticării problemelor.

Durata poate varia în funcție de setările furnizorului de găzduire, de natura jurnalului și de existența unui incident de securitate.

Datele pentru marketing

Datele utilizate pentru newsletter sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până la dezabonare, cu posibilitatea păstrării unei evidențe minime necesare demonstrării retragerii consimțământului.

11. Cookie-uri

Site-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare.

Unele cookie-uri sunt strict necesare pentru:

funcționarea coșului de cumpărături;
autentificarea în cont;
finalizarea comenzilor;
securitatea Site-ului;
memorarea opțiunilor privind cookie-urile.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare sunt activate numai în condițiile prezentate în bannerul de consimțământ.

Detalii privind denumirea, scopul și durata cookie-urilor sunt disponibile în pagina Politica de cookies.

12. Decizii automate și crearea de profiluri

Nu utilizăm datele pentru a lua decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

Sistemele de securitate, inclusiv Cloudflare Turnstile, pot evalua automat dacă o solicitare pare să provină de la un utilizator real sau de la un sistem automat.

O verificare nereușită poate împiedica temporar transmiterea formularului, dar nu reprezintă o decizie automată cu efect juridic în sensul art. 22 GDPR.

13. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului că prelucrăm datele dumneavoastră și puteți primi o copie a acestora.

Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte și completarea celor incomplete.

Dreptul la ștergere

În anumite situații, puteți solicita ștergerea datelor.

Dreptul la ștergere nu este absolut. Nu putem șterge date pe care avem obligația legală să le păstrăm, inclusiv anumite documente fiscale și contabile.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita limitarea temporară a utilizării datelor în situațiile prevăzute de lege.

Dreptul la portabilitate

Pentru prelucrările bazate pe consimțământ sau contract și realizate prin mijloace automate, puteți solicita datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

Vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Vă puteți opune în orice moment utilizării datelor pentru marketing direct.

Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în cazurile în care aceasta produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar semnificativ.

Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

ANSPDCP confirmă drepturile de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și protecția față de anumite decizii automate.

Vă recomandăm să ne contactați mai întâi pentru a încerca soluționarea directă a solicitării.

14. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la:

E-mail: contact@smartprof.ro
Subiect recomandat: Solicitare privind protecția datelor

Cererea trebuie să conțină suficiente informații pentru a putea identifica datele și solicitarea.

În cazul în care există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem cere informații suplimentare strict necesare verificării identității.

Vom răspunde, de regulă, în cel mult o lună de la primirea cererii. În cazul solicitărilor complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit în condițiile GDPR, iar persoana va fi informată despre prelungire și motivele acesteia.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, pot fi aplicate măsurile permise de GDPR.

15. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice destinate protejării datelor, precum:

utilizarea conexiunilor securizate HTTPS;
controlarea accesului la administrarea Site-ului;
utilizarea parolelor și a mecanismelor de autentificare;
actualizarea periodică a platformei și pluginurilor;
realizarea copiilor de siguranță;
protejarea formularelor împotriva roboților și spamului;
limitarea accesului furnizorilor tehnici;
monitorizarea și jurnalizarea anumitor evenimente de securitate;
utilizarea procesatorilor specializați pentru plăți și facturare.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta o securitate absolută. În cazul unui incident, vom lua măsurile necesare și vom efectua notificările prevăzute de lege, atunci când acestea sunt obligatorii.

16. Datele minorilor

Site-ul și produsele comercializate sunt destinate în principal cadrelor didactice și altor persoane adulte.

Site-ul nu este destinat utilizării directe de către copii și nu urmărim colectarea intenționată a datelor personale ale minorilor.

Vă rugăm să nu introduceți în formularele Site-ului numele, fotografiile, situația școlară, datele de sănătate sau alte informații privind elevii și minorii.

Dacă aflăm că am colectat nejustificat date despre un minor, vom lua măsurile necesare pentru ștergerea sau protejarea acestora.

17. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către pagini sau servicii administrate de alte entități.

SC BRUART PROCONCEPT SRL nu controlează politicile și practicile de confidențialitate ale acestor site-uri.

Vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a fiecărui serviciu extern înainte de a transmite date personale.

18. Modificarea Politicii

Putem actualiza prezenta Politică pentru a reflecta:

modificări legislative;
modificări ale funcționării Site-ului;
introducerea unor servicii noi;
schimbarea furnizorilor;
modificarea categoriilor de date prelucrate;
măsuri suplimentare de securitate.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.

Modificările importante pot fi comunicate și prin alte mijloace, atunci când este necesar.

19. Date de contact

Pentru întrebări privind această Politică sau prelucrarea datelor personale, ne puteți contacta la:

SC BRUART PROCONCEPT SRL
E-mail: contact@smartprof.ro